バンダイナムコアミューズメントさまが取り組む、社員と会社を守る『車両管理』とは？

はじめに

バンダイナムコグループの中の1社で、アミューズメント機器の企画・生産・販売、ゲームセンターやテーマパーク等のアミューズメント事業を運営するバンダイナムコアミューズメント様。北海道から沖縄まで、日本全国に約300ヶ所の拠点を展開されています。

今回、同社において2019年よりSmartDrive Fleetを活用した「車両管理業務」の取り組みを推進している小林さまに取り組みに至った背景やこれまでの効果、今後の展望についてお話を伺いました。

車両管理システムの導入に至った背景

－小林さまが「車両管理システム」を導入するに至った背景についてお聞かせください。

私が総務部門に着任したのは昨年からで、2年目となります。主に社内の業務運営していくサポートを行うことが私たちの役割です。 着任したあと、これまでの業務の棚卸しを進めたのですがそのなかで車両管理業務の実情を確認した際に問題が露呈してきたことが「車両管理サービス」を導入することに至ったきっかけです。

弊社では車両をスーパーバイザーや営業が店舗の視察に出向いたり、新規店舗オープンに向けて様々な会社に向かう際の移動時に使っていて、本社ではなく地方の各拠点に配置されています。 確認を始めると、総務部が把握している車両の場所と実際に利用されている場所が違ったり、日報の管理状況が不明だったり、ということが散見されまして、なかなか距離の離れた本社では全国にある車両の状況を掴めていないと痛感しました。車両管理は法的な義務が生じる事項もありますし、管理業務上も把握しなければならないことですので、当時の状況ではコンプライアンス・ガバナンス的にも非常に重要な問題であると思いました。

－これまでの車両管理業務はどのような体制になっていたのでしょうか。

車両手配の際には総務部にてリース会社さまや保険会社さまとの調整を行うのですが、一度運用をはじめてしまうと、その車両の管理業務は私たち総務部としてというより拠点任せになってしまっていました。拠点にも業務についてヒアリングを行ったのですが、例えば走行記録は手書きの日報という形で残していたものの、その日報を誰がどのように保管していくのかは拠点によってバラバラでした。本社側でも明確なルールを定めていなかったため曖昧な状態での管理体制になってしまっていたのです。

－どうして『SmartDrive Fleet』をお選びいただけたのでしょうか？

車両管理に関する業務を整えないといけないと考えているときに、たまたま展示会がありスマートドライブ社のブースに立ち寄りました。『SmartDrive Fleet』を活用すると本社にいながらにして各拠点の車両の状況をリアルタイムに把握できます。このサービスを見て、まさに求めていたものだと感じました。是非こうしたサービスを取り入れて管理業務の精度を高め、業務の効率化につなげていきたいと思いました。

今回、導入を決める際には最終的に2社のサービスを比較し検討しました。『SmartDrive Fleet』を選択した理由を端的に言うと「本当に私たちが欲しい情報にフィーチャーされていてわかりやすかった」という点になります。
もう1社のサービスでは管理画面上で様々なデータが見られるという説明があったのですが、たとえ多くのデータが見れたとしても、どのように管理すればよいのかはわからないなと。SmartDrive Fleetでは管理に必要な情報に最速でアクセスできるという感じがしました。

また日報を手書きではなくデジタル化することも今回の導入で実現したかったのですが『SmartDrive Fleet』ではドライバー用のスマートフォンアプリも用意しており、走行するとすぐに日報が作成できるという点も導入を決めた理由です。

社内で決裁を取るときには導入時の費用対効果よりも管理体制の問題提起から入りましたね。このままの状態で何かあった時には会社としても大きなリスクを抱えることになるという話をして、それで役員にも理解を得ることができました。

導入してから生まれた効果

－『SmartDrive Fleet』導入後、成果は出ていますか？

『SmartDrive Fleet』の機能として現在利用しているのはリアルタイム、走行履歴、日報機能、安全運転診断、集計機能です。管理業務の強化に加え「生産性の向上」と「安全運転強化」で活用しています。
生産性の向上という点では、日報を手書きで作成するという作業を現場から無くすことができました。スマートフォンから行き先を入れる作業はいまもありますが、日報を手書きで残して定期的に拠点ごとに集約し保管して、、、という作業が無くなったので作業工数を大きく減らすことができています。また本社ではこれまで日報の中身は拠点からあがってくるまで把握できていなかったのですが、今では工数をかける必要もなく画面を見るだけで把握できるようになったのはメリットとして感じています。

安全運転の強化、という点では定期的に走行履歴を見ながら安全運転ができているのか本社で確認しています。危険運転があるとアラートが飛んできますのでそのアラートが発生した場所や、その日の走行距離、行き先などをチェックしてますね。その中で気になる車両があった際には状況を見るのにリアルタイム機能を確認しています。
また、月に一度のペースで集計機能を用いて各個人の安全運転状況をまとめ、部門にフィードバックしています。ざっと見てみると必ずしも走行距離が長い人のスコアが悪いというわけでもなく、やはりこれは個人の心がけ次第ということが客観的に見てとれる部分もありました。ですのでこれからはそうした意識の差を埋めていければと考えています。実際、スマートドライブさんが企画されている安全運転啓蒙のイベントにも参加しているのですが参加する前と後で安全運転スコアが上がっている人も多く、こういったものも安全運転の意識付けのきっかけになっているのでは、と思っています。

－社内からの評価・評判はいかがでしょうか？

正直にお話しますと、地方拠点の現場社員からは、最初はこうした取り組みについて意見というか「何のために実施するのか」という声はありました。今回は地方拠点の社員と本社サイドの我々という関係値で、顔が分からない人も多いという状況だったので、導入を進める中ではなるべく丁寧に説明をするように心がけました。

総務部としては「行動の管理をしたい」ということではなく、この取り組みによって「ドライバーの皆さんにとっても利便性があがること、そして万が一なにかが起こってしまった際の保証になること」を説明していった感じです。そうやって理解を得ていきました。

まだ運用を開始してから数ヶ月が経った、というタイミングなので、まだまだこれからではあるのですが、すでにドライバーからは「手書きの運転日報が無くなってよかった」という声はあがってきています。

これまでは自分たちはしっかりと手書きで運転日報を残していても、その後どのように管理されているかということがわからなかったということも現場の不満としてあったようです。今回の導入を機に本社側と地方拠点の社員とも繋がりができ、見守られている感はできてきたのではないかなと思っています。

車両管理システムの活用で今後目指していきたいこと

今後取り組んでいきたいと考えていることはございますすか？

今回、車両管理業務の効率化を目的に『SmartDrive Fleet』を導入しましたが、このシステムによって現場で戦っている社員の方々を締め付けるようなことはしたくないと思っていて、なるべく前向きな形で活用していきたいですね。

まだまだ運用をはじめたばかりなので具体的には決めきれてはいないのですが、年度末のタイミングなどで安全運転・優良運転の社員には何かお品物をお送りするといった形で、総務部門からの感謝の気持ちを表したいと思っています。

加えて、走行データが色々と蓄積されていくのでそのデータもうまく使えるのでは、と考えています。例えば全国約300箇所に拠点があるなかでどの拠点に何台の車を配置するといいのか、といった車両配置の検討材料に使えるはずです。今後の組織編成を検討していく材料としても使えるといいですね。

最後にこれまでの取り組みを振り返って感じていることを教えてください

これまで「バンダイナムコアミューズメントとして車両管理はどうあるべきか」という考え方は曖昧でした。今回、『SmartDrive Fleet』を導入することでようやく私たちにとっての車両管理のあり方を定義できるようになってきたと感じています。
安全運転スコアをもとに自社の指標を作り出せたこともその1つです。社会的にも安全運転の機運は高まっていますし、会社として事故を防いでいくことは車両管理業務として重要なことだと考えています。

社員を守るためにも会社を守るためにも、これからも真摯に車両管理に取り組んでいきたいです。