”動態”と”動産”管理に活用。建設・土木業界におけるSmartDriveの有用性

たとえ同じツールでも、担当業務が異なれば使い勝手や活用方法も異なります。今回のインタビューでは、建設・土木系企業のA社で車両管理を務める山本様（仮名）、整備チームで整備を担当する川口様（仮名）にインタビュー。それぞれの視点でどのように活用されているのか、今後への期待も含めてお話いただきました。

インタビュイー：
建設・土木業界のA社
山本様　車両管理チームで車両管理と重機管理を行っている
川口様　整備チームで車両の整備を担当

リアルタイム機能で連携がスムーズに

まずはそれぞれのご担当業務について教えていただけますか？

山本：弊社は東北地域を拠点とする建設土木業で、私は車両と重機の管理を担当しています。

川口：私は整備関連の業務を担っています。車両管理チームが管理している車両情報を基に、私たち整備チームが実際の重機の引き取りや修理などの整備に向かっています。

SmartDriveの車両管理システムの活用方法をお伺いしたいのですが、まずは車両管理チームでの使い方を教えていただけますか？

山本：私がメインで利用しているのはリアルタイム機能と車両の動産管理です。通常、事務所の黒板に各車両、各重機が今日、どの現場を担当するのかを書いて管理していますが、現場から「不具合があるので至急、来てほしい」と連絡があった場合、整備士に連絡をして現場に向かってもらうよう、指示を出さねばなりません。そうした時に、リアルタイム機能を利用しています。

実は、SmartDrive導入から1カ月くらい経った頃、接触事故をもらってしまった車両がありまして。このような万が一のトラブル発生時も、リアルタイムで位置情報が即座に把握できましたので、早急にフォローへ向かうことができました。

車両の“今”の現在地が把握できるようになったことで、連絡業務の連携がスムーズになったということですね。

山本：はい。また、修理を依頼した工場など、担当エリア外へ向かう際も場所が把握できますし、初めて行く現場にも安心して向かえるというのは、リアルタイムの強みではないでしょうか。整備には社内で対応できる場合と、エリア外にある他の整備工場に依頼を出す場合と、2パターンがありますが、正確な位置情報が把握できれば、「今、車両がどのあたりを走行しているのか」「無事にたどり着いたのか」といった情報がわかり、状況に応じた必要なフォローができます。今までは状況が見えず、不安になることが多くありましたが、今はある程度状況がわかりますから安心感が違う。自社だけでなく、他社様との連携にも役立っています。

動産管理のリマインダーで点検の段取りを効率化

現在、御社はSmartDriveに150台近くの車両を登録頂いていますが、デバイスを装着しているのは30台程。装着している車両とそうでない車両の違いを教えていただけますか？

山本：デバイスを装着しているのは、日々現場で稼働している重機が中心です。その他は営業車や一般乗用車などがメインですが、これらを含めすべての車両の車検情報などの動産管理を行うため、弊社で保有するすべての車両をSmartDriveに登録しました(※)。管理台数が多いので、リマインダーの機能をとても重宝していて、毎朝欠かさず確認しています。

※動産管理はデバイス装着が不要。SmartDriveへの車両登録だけでご利用いただけます

リマインダーの活用方法を教えていただけますか？

山本: リマインダーにも色々ありますが、一番活用しているのは車検リマインダー。車検の更新が近づいて来たらビックリマークで警告を促してくれますよね。毎朝ここで車検期限が近いものをチェックし、段取りよく手配していくことで、計画的に作業ができるようにしています。

車検リマインダーで期限順に確認できるため、チェックの手間が劇的に改善されました。車検切れは絶対あってはならないことですが、それを毎日5分で防止出来るのはとても有難いです。

以前はどのように管理されていたのですか？

山本：Excelで車検一覧表をつくり、それを見て確認していました。更新作業も手作業で行うため、煩雑だな、と感じることもしばしば。それが今は、自動で車検が必要な車両ナンバーが表示されますし、車検が完了したらボタン一つで更新ができるため、管理体制の強化にもつながっています。

ただ、現在の仕様だと完了ボタンを押した後のやり直し修正ができないので、ここは改善をしてもらえると嬉しいです。SmartDrive内だけで車検管理ができるようにしていきたいので、ぜひお願いします。

プロダクトチームに共有し、改善できるよう努めていきたいと思います。

整備視点では位置情報・停車時間の把握がポイントに

整備という観点でも活用頂いているとのことで、その方法について教えていただけますか？

川口：整備チームでも、まずはリアルタイム機能を重宝しています。現場から連絡を受け、故障した重機の修理に向かうことがあるのですが、我々の業務は、まずは該当する重機が現場のどのあたりにあるのか探すことからスタートします。

想像できないような場所に重機があったり、到着したらすでに現場が移動していて、重機だけがポツンと置いてあることもあります。SmartDriveを利用することで確実な位置情報がわかり、「どこにいるのだろう」と迷うことがなくなりました。また、車両のオンライン/オフライン表示で、使用の有無を把握できますので、それによって整備に取り掛かることができますし、現場の状況をある程度推測することができるので、整備担当としてはありがたい限りです。

現場間には距離があるので、1日にこなせるのはだいたい4～5件程度。過去には故障が発生して、その半分しか対応できなかったこともありますが、今は効率化できたことで4～5件/日をコンスタントに維持しています。

リアルタイム機能で停車中・走行中が一目で分かるので、状況に合わせて柔軟に計画を変更できるようになったことが大きいと思います。

また、最近のアップデートで、画面上に停車時間が表示されるようになりましたよね。それもしっかり確認しています。整備関係者以外もこの情報を見ており、たとえば、停車時間が「68時間40分」と表示されている場合、この工事の工程は過ぎたのかなと、推測がたてやすくなります。ここが今後日付表示も出来るようになると、更に分かりやすくなるのでいいなと思っています。

停車の経過時間を見ながらスケジュールを組んでらっしゃるのはなぜでしょうか？

川口：特に寒い時期は、停車時間が長くなるとバッテリーが上がってしまうトラブルが発生しやすくなりますから、ブースターチャージャーを持って現場まで向かい、エンジンをかける必要があります。そうしないと肝心の不具合が調べられないんですね。経過時間を見ることによって、あらかじめ現場に必要なものが判断でき、必要な工具を取りに帰るなどの二度手間を防ぐことができるのです。

データ起点で予防整備を行い、故障件数が減少

また、停止時間以外にも、総合的な稼働時間を見ています。走行距離から逆算して、部品の劣化や消耗具合を確認するための予防点検のスケジュールを判断するためです。本格的な稼働が始まる前に予防整備を実施することによって、故障件数が減少し、現場が止まってしまうようなロス時間が無くなりました。

SmartDriveが装着されている重機は、走行距離がいつでも把握できますし、未装着の車両であっても、動産管理でエンジンオイル交換（以下オイル交換）した日を管理しているので、車両の体調管理がしっかり行えるようになったと実感しています。

重機は各現場で使用され、いろんな方が操縦しますが、一般乗用車は大体、誰が利用しているのか、どれくらいの距離かが頭の中に入っていますので、オイル交換日がわかれば、逆算して「そろそろ点検が必要だろう」と判断できます。誤差もほとんどなく、必要であればその場で交換ができる。適切な判断を下す、重要な材料の一つになっているのです。

オイル交換については、動産管理で入力した点検項目をベースに、弊社のMobility  Data Analytics(※)でダッシュボードを作成しました。こちらを見て逆算頂いているということでしょうか？

※各企業さまへ個別のレポート画面を作成する分析サービスです

川口：そうです。デバイスを装着している車両については、「走行距離」と「走行時間」だけを見ていますが、未装着の車両については「オイル交換日」「経過日数」「走行距離」を確認し、逆算して必要なアクションへつなげるようにしているのです。このダッシュボードを見れば、メンテナンスが必要な車両がすぐにわかりますし、無駄な点検が不要になります。

管理画面で動態・動産詳細を随時確認し、必要なものから優先順位つけてらっしゃるのですね。

川口：以前は紙に重機や車両ごとに整理状況を記載して、ファイリングしていました。ですので、どうしても抜け漏れやヒューマンエラーが発生してしまって。

今はデジタル化したことで、私たち担当者がパンク寸前だったものがパンクしなくなってきたと言いますか。ある程度、余裕を持った運用ができることで、ヒューマンエラーの低減につながっています。さすがに、過去の整備状況を詳細に覚えていることはできませんが、これ１台あれば、必要な時に欲しいデータを確認できるので本当に助かるんですよね。

山本：今まで車両に詳しくない総務部の担当者が台帳に入力していたため、車種名、車検日など、入力の誤りが多く発生していましたが、今は整備チームが直接入力をしてもらえる環境が整い、総務の業務改善にもつながったと聞いています。

正確な稼働状況を把握し、資産を有効活用する

その他にSmartDriveで活用されている機能があれば教えてください。

山本：「稼働状況」機能で、1カ月間でどの車が何時から何時まで稼働したのかを確認しています。利用申請と照らし合わせて、予実管理をしているんです。今までは現場からの車両予約は自己申請のみでしたが、SmartDriveでは正確な稼働時間が把握できるので、本来の稼働状況を知ることができる。この機能を活用後、予約で押さえたにも関わらず、実は１ヵ月のうち10日しか稼働していない車両があることが分かりました。自己申告だとこうした正確な稼働状況がわかりませんでした。SmartDriveを導入してからは、現場からも正しい稼働状況を申請いただけるようになりましたので、そういう点でも導入して良かったと思っています。

御社にとっては、重機の回転率が重要な指標になるのでしょうか？

山本：そうですね。資産として持ち合わせている以上、会社としては正しい回転率を把握しなくてはなりません。自社で所有する重機が足りなければ、短期でリースを組んだり、レンタルしたりする必要が出てきます。今までは正確な稼働状況が読めず、足りないかもしれないと感じた場合、すぐにリースを利用していました。今はどの現場でも稼働状況がわかりますので、予約状況と照らし合わせながら、「リアルタイム上で見るに現場間の距離が近いから、この重機をあの現場へ回そう」「現場間の距離が遠いし、運搬コストを考えると今回はリースにしよう」といった適切な差配ができ、コストを削減することにも繋がっています。

期待しているからこそ、サービスへの欲が増す

SmatDriveを利用する中でお気付きになったことがあれば教えていただけますか？

山本：個人的には車両アイコンの文字数をもう少し増やしてほしいな、と思います。地図上でパッとどんな車かを判別できるようにスペックを入力してるのですが、5文字だと情報が入りきらなくて…。車両の配置に関わることなので、私たちにとってこの情報は何よりも欠かせないのです。たとえば、「明日の現場は規模が通常より大きいから、このスペックじゃないと対応できない」という意思決定にも繋がります。

現場ごとに必要な重機の手配に活用されているのですね。

山本：管理画面のメニューから簡単に車両検索できるところは良いですよね。車両名を検索するだけで、該当する車両の動産の詳細や油圧ホース修理などの整備記録が表示できるのは、とても助かっています。後は全車両に対して「点検区分」検索、フリーワード検索（車両名、明細の項目名、備考欄）が利用できると、SmartDriveだけで整備記録はほぼ完結できるようになるので、そこのアップデートを期待しています。

川口：動産管理については、点検区分に履歴が表示されていますが、経理の観点ではこれを月締め、年度締めといった単位でエクセルでの出力ができるようになると助かります。明細があることによって、経費の集計しやすくなりますので。また、明細は追加すればどんどん必要な情報を入力することができますが、さらに小計があると集計の際に役立ちそうです。

貴重な意見をありがとうございました。社内で協議を進め、実現できるよう努めていきたいと思います。

スマートドライブの点数は100点中…95点！

SmartDriveの活用によって何か実感された効果があれば教えてください。

川口：現場に向かう立場としては、余計な手間がなくなりました。「忘れていた」と焦ることもなくなりましたし、もし、あったとしても詳細な車の位置情報を別の担当者に伝えられます。交代で対応していますので、スムーズかつ正確に引き継ぐことが重要なのです。

業務負担はどれくらい軽減されましたか？

山本：具体的な数字では回答しづらいのですが、リース車両と故障車両が大幅に減りました。また、メンテナンスが行き届くようになり、現場から不具合の報告件数が減少しています。不具合がなくなれば、現場でも作業を滞りなく行えるようになり、結果的に会社の利益にもつながると考えています。

川口：多少、修理や故障があってもすぐ駆けつけることができますし、管理画面を見れば修理内容もすぐにわかる。徐々に工程通りに作業を進める環境が整いつつありますね。

最後の質問です。SmartDriveは、100点満点中何点だと思いますか？

山本：95点です。

残りの5点はご指摘いただいた改善点ですね。

山本：はい。導入から3ヵ月ですし、私たちもまだ全てを使いこなせていませんが、あと2ヵ月くらいでしっかり使いこなせるようになりたいと思っています。とはいえ、導入前後で管理方法が大きく効率化しましたので、その点は非常に高く評価しております。

川口：ほぼ100点と考えていたのですが、使えば使うほど、もっと「こんな機能があれば…」と欲が出てしまって（笑）。ですから、今はまだ期待を込めて90点台ということで。

年次、月次、その他修理作業など、現在地が把握出来ることで、現場担当者と連絡が取りやすくなり、なおかつ、整備の巡回ルートの計画が立てやすくなりました。総合的に、業務が効率化されたと思います。リリースノートをいつも見ています！

高評価をいただき、誠にありがとうございました。お話を伺いながら、私たちもまだ行き届いていない点が多くあると痛感しました。お客様のニーズに合わせて、今後もサービスを前進させていきたいと思います。引き続き、よろしくお願いします！