システムに合わせて業務フローを変え、業務効率アップ！株式会社福商が車両管理システムを活用して実現したこと

もともと一部で運用していたドライブレコーダーから切り替え、今回、所有する全トラックへクラウド車両管理システム SmartDrive Fleetを導入された株式会社福商さま。乗り換えを検討した理由、通信型ドライブレコーダーの導入で改善したことなど、導入前の課題から導入後の変化までをインタビューしました。

インタビュイー：
株式会社福商　代表取締役　内藤 泰司
株式会社福商　マネージャー　豊福進一（写真右）
株式会社福商　マネージャー　石田大輔（写真左）
https://www.fukushou.net/

九州圏内の配送、設置はお任せあれ。九州圏内で活躍する福商さま

はじめに、福商様の事業について教えてください。

石田様（以下敬称略）：株式会社福商は、九州圏内で運輸業を営む会社です。メイン事業は、家電・家具・事務機の配送・設置やエアコン・アンテナ・電気・太陽光などの工事及びメンテナンスで、配送から設置までワンストップで対応しているのが特徴です。その中で、私は全トラックの配車計画の作成や配送業務全般の管理を担当しています。

内藤様（以下敬称略）：取引先企業様（量販店・通信販売会社・メーカー等）から販売された商品の配送依頼を受け、商品が弊社配送センターに届き、そこから先のお客様宅へのラストワンマイルを担当させていただいております。

使いやすさ、コスト感、必要な機能…すべてを兼ね備えていたSmartDrive Fleet

ここからは、SmartDrive Fleetを導入された理由について伺います。今回、導入いただいたのは、御社が所有されている全トラック、38台分（工事車両除く）です。
まずは、通信型のドライブレコーダーの導入を検討された理由を教えてください。

内藤：理由は4点ほどあります。

まずは全体的に移動経路の見える化をすることで配車担当の作業を軽減し管理能力を高め、収益アップにつなげること。

次いで2点目は輸送効率の向上。働き方改革の一環として、1台当りの配達件数、売上を維持しつつ、時間短縮を図る。3点目は、運転のマナーと安全運転のスキルを高め事故撲滅につなげること。4点目が防犯の管理体制を強化すること。これら4つを実現するために、通信型ドライブレコーダーの導入を検討し始めました。

ありがとうございます。安全運転の推進という観点でドライブレコーダーを選ばれた理由を伺えますか？

内藤：ドライブレコーダーでは日々の運転映像が記録されますよね。急操作が発生した際に動画が記録されていれば、シミュレーションとしてドライバーへの安全教育に利用できますし、該当社員に適切な指示が出せます。また万が一、事故が起きた場合、事故の原因を究明する上で、証拠としても映像を活用できるでしょう。それに、ドライブレコーダーが装着されていることで、気を引き締めて運転してくれるだろうと、抑止効果にも期待を込めました。

ドライブレコーダーを導入したのは今回が始めてですか？

内藤：いえ、正式には今回が二度目です。今までは、一部の車両で他社が提供しているリアルタイムに任意の動画が確認できるドライブレコーダーを使用していました。効率と安全強化のためにも、全車両にドライブレコーダーを取り付けることを意思決定したのですが、同サービスは1台あたりの費用がそれなりにかかっていたので、全台への導入費用が想像以上に膨らんでしまう。機器もそれなりに満足はしておりましたが、もっと誰もが直感的に操作できるものはないかなと、乗り換えを検討するようになりました。

そこでさまざまなモデルを比較検討して、最終的にSmartDrive Fleetを導入しようと決めました。決め手となったのは、急操作を検知できることとコスト感です。取り付けや利用開始までの手順が簡単だったことも大きいですね。

豊福様（以下敬称略）：取り付けが簡単ということも、本当に大きなポイントでした。導入前に取り付けていたドライブレコーダーは、専門業者に設置いただかなくてはならず、1日に2台しか設置できなかったためです。今回は整備担当者が個々に取り付けられるように調整いただけたので、全台の設置から利用開始までが非常にスピーディーに進みました。

内藤：そのほか、運転日報を始め、管理上で必要な機能が揃っている点も。様々な機能が備わっているのに、ランニングコストとイニシャルコストの両方が低く抑えられ満足いくコストパフォーマンスでした。

ドライブレコーダーの有用性はすでにご理解いただいていたうえで、全台設置のため、もう少しコストを抑えて、必要な機能を備えたものを探していた、と。

内藤：そうです。

ちなみに、当時は何社と比較検討されていたのかを教えていただけますか？

内藤：4社と比較検討しました。画像と音声、そして常時録画機能が備わっているものが良いと考えていたので、これらを満たすドライブレコーダーを探していたんです。ただ、これらを搭載するとなると、どうしてもコストが跳ね上がる、もしくは機能面が劣ってしまう。そのため、最低限のニーズを満たしていること、そして必要不可欠な機能を備えていることという両面で、総合的に判断しました。

SmartDrive Fleetには常時録画機能がありませんが、スマートドライブの営業担当者と話をするなかで、「映像データをリアルタイムに把握することは、本当に必要なのか」と、機能を見直す機会をいただきました。結果、リアルタイムの映像データがなくとも自社が求める運用はできるという結論に至り、SmartDrive Fleetに決めたのです。

ありがとうございます。「リアルタイムに映像データを確認する必要はない」と思われたのは、もともと導入していたドライブレコーダーでの運用を振り返ってのことでしょうか？

内藤：そうですね、実のところ、ほとんど活用していませんでしたし。管理者が現在地を把握するためにこの機能が必要だったのですが、今はSmartDrive Fleetのリアルタイム位置情報で十分事足ります。また、急操作が発生しても、前後10秒の映像があればある程度状況が把握できます。映像が長いと、どこで発生したのかを探す作業で逆に時間を取られてしまいますから。

リアルタイムの位置情報がわかるので、現場との連携が取りやすくなった！

先ほど、ドライブレコーダーを導入されたのは業務効率化が目的だとおっしゃっていましたが、SmartDrive Fleetのどの機能で解決できそうですか？

石田：車検情報や保険情報、免許情報が一元管理できる機能は、管理者の業務が大幅に低減できると感じています。

導入前は、どのように免許証や保険情報を管理されていたのかを教えてください。

石田：今までは自分たちで作成したエクセルシートで管理していました。とはいえ、手入力ですから、やはりミスが0というのは難しいですし、その都度、期日を確認しなくてはなりません。リマインド機能があるSmartDrive Fleetに登録すれば、更新日や期日が近づいたらお知らせしてくれるので、抜け漏れがなくなります。

豊福：リアルタイム機能も大いに活躍しています。管理画面の地図を見れば、誰もが一目でどの車両がどこにいるのかがわかりますので、連携や指示出しがスムーズになりました。現在は、社内の大型モニターにSmartDrive Fleetのリアルタイム位置情報を常時映し、社内のスタッフが確認できるようにしているんです。

内藤：今まではトラック38台を送り出した後、帰社までどこにいるのかわからなかったんです。ですから、豊福を始めとする内勤者は各ドライバーの動きを把握できず、電話で現在地を確認しなければなりませんでした。今はモニターを見るだけで、帰社時間もある程度、把握できるし、配達が順調であることもわかりますので、配車係としても安心できます。

ドライバーも位置情報が常に共有されていることを理解しているので、内勤の管理者とのコミュニケーションがスムーズになり、業務効率が大幅に向上しました。

現在、御社はリアルタイムの位置情報機能にある車両の色分け設定をご活用されています。2色で設定されていますが、どのような区分で分けてらっしゃるのでしょう？

内藤：担当業務別に色分けをしています。それぞれ取引先様も違いますので、どの担当者がどこに向かって走っているのか、すぐに把握できるのは便利ですよね。

元々導入されていたドライブレコーダーにもリアルタイムに位置情報が確認できる機能はあったと思いますが、その際はモニターで車両の現在位置を確認されていなかったのでしょうか？

内藤：前回は試験的な導入でしたし、取り付けていたのは半数以下の10台だったので、モニターを利用していなかったんです。運用する中で気付いたのは、業務を効率化するなら一部だけでなく、全車両に導入すべきだということ。ですから、今回は改めて全車両へ導入し、事務所内に設置した大画面モニタで車両の現在位置を確認できるようにしました。

システムに合わせて業務フローを変えていく

そのほか、業務効率化につなげられそうな活用方法があれば教えてください。

石田：車検や保険、免許情報管理に加え、運転日報を運用に追加したいと考えています。ドライバーが毎日少しでも早く業務を終えて帰宅できるようにしたいので。

今までは運転日報の作成にどれほどの時間がかかっていたのでしょうか？

石田：今までは運転日報がすべて手書きだったので…結構、時間がかかっていたのです。

運転日報では住所が表示できるプランを利用しているので、自動的に配達先の住所・到着時刻・走行距離などの情報が反映される設定になっています。今までは手書きでお取引先や訪問先住所を記入していましたが、それが自動で記入され、出力もできる。日報の効率化に取り組める環境が整いつつあります。

内藤：他社の車両管理システムにも運転日報の機能はありましたが、このような細かい設定ができず、最終的には手書きが必要でした。今は私たちが機能に合わせて弊社でオペレーションを組み直し、効果的な運用を実現しようとしています。

システムの方に業務フローを合わせていくということですか？

内藤：そうです。運転日報はエンジンを止めた地点の住所が登録されますので、エンジンを止めずにお客様のもとへ配送した場合、住所が記録されません。そのため、必ずお客様のもとへ到着したらエンジンを切るというルールを定め、運用したいと考えています。また、それがエコ運転にもつながります。

エンジンのオンオフだけで住所が記録できるため、ドライバーさんにも負担がかかりませんね。

豊福：そうですね。手書きの日報は作成するのに1人あたり平均5〜15分、新人さんや長い人では20分くらいはかかっていましたので。

内藤：1日10分だと、25日稼働すれば一月におよそ250分かかることになります。早く帰りたいのに帰れない要因は運転日報の記入作業にもあるでしょうし、この作業自体がコストだと捉えることもできるでしょう。ですから、日報が自動化されるだけでも、車両管理システムを導入した意味があると思っています。

進化を続けるシステムに期待したい

導入前後の弊社サポート体制や対応等はいかがでしたか？

内藤：ありがたいのは、営業担当が多くの気付きを与えてくれたことです。先ほども話しましたが、「常時、録画データを確認できること」が必要な機能だと思っていたところ、会話を重ねていくなかでその都度、深堀りしていただいて、「あるに越したことはないが、重要度はそれほど高くない」と理解することができました。

私たちにとって、もっとも重要度が高いのは、全車両の現在位置が一目でわかることや、走行履歴が残ること、日報が自動化できることなど、別の部分であったことにも気づかされました。これは、ご担当者が丁寧に向き合ってくださったからこそ。コロナ禍ですし、スマートドライブさんとはZoomでしか顔合わせしていませんが、実際に会わなくても導入までスムーズに決めることができるのだなという経験も新鮮でしたね。

比較検討をしていた他の企業では訪問をされていたのでしょうか？

内藤：はい。導入費用も安くはありませんので、一度、二度お会いするのが当たり前だと思っていたのですが、スマートドライブさんとは直接お会いせずとも営業担当者さまが一歩ずつ、丁寧に話を前へ進めてくださいました。ですから、不安を感じることなく導入〜設置することができと思います。

今後、弊社のサービスに希望することを教えてください。

内藤：全体的に満足していますが、欲を言うと、走行履歴と配送管理システムが連携して、「配送完了チェック」が自動で行える機能が実現できれば非常にありがたいなと。これはあくまで素人ながらの発想ですが…。福商は配送事業者ですので、取引先様の顧客情報、商品名、配達日、完了日などを管理する配送システムを使用していますが、そうしたシステムと連携できれば、ますます便利になるだろうと考えています。今後も期待しています！