電話連絡は「2～3回→1回」に。安全と効率の実現に向けた、メトーカケフさまの活用事例

「つねに流動的な現場で、効率よく連絡をやり取りするには？」それは、建設業や運送業、物流業など、常日頃から車両を活用して業務を行なっている企業が抱える共通の課題と言えるかもしれません。

メトーカケフさまは、電話とLINEで確認や報告を行っていましたが、なんども往復しなければならないやり取りについて、早急な改善策を求めていました。

そこで選んでくださったのが、SmartDrive のクラウド車両管理システム。トライアルで実際に使ってみると、リアルタイムの位置情報による連携の取りやすさだけでなく、さまざまな発見があったと言います。導入前後で、どのような変化があったのでしょうか？

インタビュイー：
株式会社メトーカケフ　製造部　河野 竜也様
http://kakefu.co.jp/kenzai/

鳴り続ける電話とLINE、非効率なやり取りを改善したい…

御社の事業内容と河野様の担当業務について簡単に教えてください。

金属製のカラー鋼板を使用して屋根材や壁材を製造したり、建設現場やお客様の工場への納品、ルート配送、現場配送などの配送業務を行っています。

私は製造部に所属していますが、製造部は製造課と流通課という2つのグループに分かれています。SmartDriveのクラウド車両管理システムは、流通課に所属するドライバーの走行ルートや各人の走行距離、それに伴う稼働を管理するために導入しました。また、「今からAへ寄って欲しい」「この製品をBという業者からピックアップして欲しい」という突発的な依頼が発生した際に、スムーズな手配ができればと思いまして。

今までは経験値と記憶を頼りに、依頼できそうなドライバーをピックアップし、居場所を確認するために何度も電話でのやり取りをしていました。ただ、これは非常に効率が悪く時間がかかる。もっとスムーズに、依頼可能なドライバーとダイレクトに連絡を取り合うにはどのような手段があるのかと考えていたんです。

河野様が御社の流通全般の窓口を担当しているのでしょうか？

はい。私のメイン業務はスタッフの管理ですが、日中に突発的な対応が必要になった際は、営業や事務から私が依頼を受け、どのドライバーに指示すべきか判断し、ドライバーのグループ長へ業務を依頼しています。これは導入前からのことです。

都度グループ長に連絡し、合わせて担当者にも電話で連絡…となると確かに時間がかかってしまいますね？

そうですね、あちらこちらから電話が鳴りっぱなしの状態でしたので、少しでも状況を改善したいと思っていました。取次ぎ業務自体は問題ありませんが、誰がどの配送先に行っているのか把握しつつ、稼働できる人を見つけるまで、片っ端から電話をかけなくてはなりません。電話を取るために車両を停める場所を探さなくてはなりませんし、作業を中断させることになってしまいますので、運転中のドライバーにとって、電話対応はかなりの負担となります。たとえハンズフリーでも、運転中の電話は危険ですしね。

この運用を始めた当時は、対象者を絞って特定の人に電話をかけ、LINEグループで依頼内容を情報共有すれば大丈夫だと思っていたんですが。これがなかなか大変でして。

どのような点が大変なのか、具体的に教えていただけますか？

電話とLINE、2つのツールで対応するので、手間がかかっていました。営業スタッフが10人いたら、ドライバー全員プラス営業1名というグループラインを10個つくります。私はそのすべてのグループに入っていますので、とにかくLINEの通知が多い。Aグループでは配送進捗を共有し、Bグループには電話連絡の後、グループラインで依頼の連絡する…とやっているときりがない。その傍（かたわら）私の元では電話が鳴り続けていますし、ドライバーも運転中に操作ができませんから、時間が経つとLINEの通知が30〜40件と溜まってしまう。このままでは非常に非効率ですし、ドライバーにも大きな負担がかかってしまいますので、なんとかして連絡を最低限に留めたいと考えていたのです。

クラウド車両管理システムの導入を検討し始めたのは、そうした課題感からでした。とにかく、リアルタイムで誰がどこにいるのかを把握できるツールが欲しい、それが始まりです。

「想像以上に活用できる！」トライアルで実感した利便性

効率化したい！という課題感から、車両管理システムを探されたということですね。

ネットで検索した際に1番最初に出てきたのが、SmartDriveでした。検索キーワードは忘れてしまいましたが、見つけてすぐに問い合わせフォームから連絡しました。

配送車にトラックを利用されていますが、アナタコやデジタコ等の運行記録計の活用も検討されたのでしょうか？

弊社は緑ナンバー（一般貨物自動車運送事業許可）を取得していないため、運行記録計（タコグラフ）装着義務は該当しないのです。デジタコやアナタコを搭載して管理をするのも一つの手段だと考えていましたが、そもそも、デジタコは機器が高額ですし、管理の工数もかかるため、もっと手軽で安価に車両管理ができるものはないかと探していました。

検討時はどんな機能を優先に求めてらっしゃったのでしょう？

まずは、リアルタイムで位置情報を把握できることが最優先。ですので、位置情報の更新頻度が非常に重要なポイントでした。問い合わせをした段階では、データの更新は数分に1回程度だろうと思っていたのですが、SmartDriveは数秒単位で位置情報が更新されるので、非常に魅力的に映りました。次に重視したのが、1日の走行履歴が記録されることです。

はじめは2台でトライアルを実施し、実際に利用しながら詳しく説明をしていただきました。使ってみると、思っていた以上に色々なことができるとわかり、役員にもすぐに話が通って、導入に至りました。

「色々なこと」とは具体的にどの機能のことでしょうか？

まずは、安全運転の度合いが採点される「安全運転スコア」です。事務所を離れると、ドライバーは基本的に個人プレーになりますので、普段からどんな運転をしているのか、目で見ることはできません。しかし、SmartDriveで日々点数を追っていると、運転がやや荒いドライバーも把握できるようになりましたし、スコアを物差しに的確な安全運転指導ができるので有効性を感じています。

また、日報機能も想定外でしたが有難い機能です。手書きで日報を書く必要が無くなりましたので、ドライバーの負担が軽減しました。

求めていた機能以外の面でも、業務の負担を軽減できたのは非常にありがたいですね。

ドライバーと管理者との連携もスマートになった

現在はSmartDriveで日報を作成しているのでしょうか？

そうですね。SmartDriveでは走行ルートが自動で計測されますので、ドライバーは詳細な日報を書く必要がなくなりました。管理者もデータをもとに管理や集計ができますので、かなり楽になっています。

今までは手書きの日報を提出してもらい、私が確認してハンコを押していました。ただ、一人ひとりの日報にくまなく目を通しているのかと聞かれると、そうとは言いづらく、日々こなすだけの作業になっている部分もあったかもしれません。また、労務管理や過去の作業状況などを確認する際に、紙だと探すのが大変だし、手間がかかるんですよね。今はデータになっているので、過去の日報を探したいときは、特定の日付を入れて検索するだけですから、とても便利です。これはデータ化することのメリットですね。

その他、何か導入によって変わった部分はございますか？

少し意外だったのは、ドライバーがお互いの位置情報を確認し合って、日々の業務をこなすようになったことです。ドライバー同士の方が、私より誰がどこにいるかを詳しく知っていたりします。

私自身は、常にリアルタイムの位置情報を確認しているわけではなく、私の前にいるスタッフのパソコンから確認できるようにしています。営業から着電があると、そのスタッフがすぐに「AさんはB付近にいますよ」と教えてくれる。こうした連携プレーによって業務がスムーズに進むというのは、SmartDriveの導入前にはなかったことです。

電話連絡の回数が大幅に減少した

大まかで構いませんが、導入前後で架電件数の変化を教えてください。

依頼が完結するまでの電話連絡はざっくりと見積もっても、半分くらいに減ったんじゃないでしょうか。依頼一件に対して、2〜3回電話連絡していたところが1回に減った、という感じですね。

LINEの回数はいかがでしょう。

正直なところ、LINEはまだあまり減っていません。これは今後の課題ですね。現場での連絡はLINEに頼っている部分がありますので、例えばこれをSmartDriveのアプリ上に完了のログを残して、必要に応じて確認できるようにする、等の運用変更が良いのではと考えています。

LINEは関係のない人にも通知が行ってしまうでしょう？ 誰がどの現場に行くのかは営業もわかっていることなので、依頼した営業スタッフがSmartDriveの走行履歴をみて、終了したことを確認できるようになれば、それだけで良いのです。

ドライバーが作業の完了報告を入力し、営業がそれに対して「ありがとうございました、お疲れ様です」と、簡潔なコメントを返す…ということができれば、必要以上の連絡を無くすことができるはずです。

なんらかのトラブルが発生した時は電話やLINEで連絡とりあい、タイムリーに情報共有することも必要です。しかし、通常の業務連絡に関してはLINEである必要はありません。SmartDriveで確認できるようにすれば、営業スタッフ10人に対し、LINEのやり取りを少なくとも20件は減らすことができます。そうした地道な運用の積み重ねを続けていかなくてはと考えています。

例えばアプリで登録地点が把握できると、もっと利便性が上がりそうですね。

そうですね。ドライバーには極力、現場終了後に車内での作業はさせたくありません。そのために、管理者はドライバーの安全を確保したうえで、どのような運用方法がベストかを考える必要があります。SmartDriveは停車地点が日報に残りますし、その点を活用して、なるべく負担を軽減できる方法で実施したいです。

SmartDriveで実現する安全と効率

御社は車両予約の機能もよく利用されています。どのようなシーンで活用されているのでしょうか？

現場仕事では、臨機応変な対応が求められます。たとえば、4ｔトラックも運転できるドライバーの場合、朝は荷物が多い現場だからいつもの4ｔトラックを利用していても、午後は道幅の関係から他のドライバーに2ｔトラックを借りて別の現場に向かう、ということも日常的に発生します。このような場合、予約管理を徹底しないと、安全運転診断のスコアが正しく取得できないためです。「自分の点数ではない」と、スコアについてドライバー間で揉め事が発生してしまうのを避けるため、車両の使用者を変えて、ドライバーごとに安全運転スコアが計測できるようにしています。

ドライバーは自身の運転スコアだけでなく、他のドライバーのスコアも気になるようで、正確に点数を集計できるように、車両予約機能を利用しています。ドライバーが自分の運転について意識を向けるのは良い傾向だと思います。

私が利用すると分かっていれば、いつの間にか誰かが予約してくれている、なんてこともありますよ。

ご活用いただきありがとうございます。ご要望やご意見があれば、お気軽にカスタマーサポートへお知らせくださいね。

担当者さんにはよく、電話で質問や連絡をさせていただいております（笑）。

そういえば、最近アップデートされた「リアルタイムの車両の色分け」ですが、新たな機能が追加された際に、作業員自身がそれに気づき、自分たちから「色分け機能で分かりやすくなると思うので変更して欲しい」との要望が出たんですよ。このように、私や管理する側よりも有効に利用しているのが最近よく見受けられるようになりました。

今後も新たな機能は有効に使い、さらにこうならないか、こうしたいといった要望をスマートドライブさんに投げさせて頂きますね。

今後、SmartDriveを活用してどのような運用をされていきたいですか？

安全運転診断を活用していきたいです。ドライバー１人ひとりの運転のクセが明確に分かるので、危険操作の傾向を把握して安全運転教育に役立てていきたいと考えています。先日、事故を起こしてしまったドライバーがいたのですが、スコアを振返ってみると、急加速が多く検知されていることが分かりました。点数だけではなく、定期的に急操作の回数を確認して、ピンポイントで一声かけてあげるだけでも、安全運転意識の向上に繋がるかもしれないと思っています。

安全と効率はトラックを動かすうえで重要な指標。今後もSmartDrive を活用して、この2つを実現していきたいですね。