シガーソケットにさすだけで簡単に車両管理システムを導入！ 勘と経験に頼らず営業活動の効率化・安全運転の促進を実現。

車両管理システムの導入前に抱えていた課題

－ まずは、車両管理システム「SmartDrive Fleet」を導入しようと思ったきっかけについて、お聞かせ願えますか。

有限会社One upでは、損害保険や生命保険などの保険業とともに民間救急・介護タクシーの運営を行っています。

元々介護タクシー事業は、保険業の契約者に介護老人保険施設が多く、高齢者の送り迎えや交通手段に困っている利用者が多いと知って、少しでもスムーズな移動を手助けできるようにと始めたものです。　初めは３台からスタートし、現在は約20台が稼働するようになりました。

保険業では10年ほど前からiPadのGPS情報を活用して、リアルタイムで車両位置情報を管理しており介護タクシー事業でも同じように車両位置情報の管理をと思っていましたが、できればiPadを使わずに、安く・簡単に管理する方法を探していたのです。iPadもiPhoneも便利ではありますが、設定に手間がかかりますし、設定ができる人に頼らなくてはなりません。しかし、「SmartDrive Fleet」はシガーソケットに挿すだけで簡単に利用を開始できるので、初めて話を伺った時に「これだ！」と。

－ なるほど、まずは保険業の方で車両管理を行われていたということですが、なぜ介護タクシー事業でも車両管理を行おうと思われたのでしょうか？

介護タクシーは、保険で利用する車両とは異なる課題を持っていました。それは、ドライバーの労働時間管理です。労働基準法の改正によって、始業から終業までの拘束時間と労働時間、休息時間を管理者が把握し、定められた時間を越えないように管理者側が責任をもって調整を行う必要があります。 所定の拘束時間を越えれば翌日の労働時間を調整しなくてはなりませんし、給与計算も変わってきます。今までは自己申告制でしたが、万が一、基準を越えてしまうと労働基準法違反になりますし、ドライバーも過労で体調を崩すかもしれない。そこで労基法を遵守するために管理が徹底できるツールはないかと。色々探してみたところ、確実に記録を残すことができるうえ、誰もが簡単に設置と管理ができるという点で「SmartDrive Fleet」を試してみたいと思ったのです。さらに調べていくと、配車効率の向上にもつながることがわかり、今後の期待も込めて導入を決めました。

－『 SmartDrive Fleet』とともに、他社の車両管理ツールも比較検討されていたのでしょうか。

インターネットで何社か確認しましたが、操作画面を見て直感的に使いやすいなと思ったのが「SmartDrive Fleet」でした。また、今までGoogle Mapを活用して車両管理や営業、ドライバーへの指示を出していましたので、Google Mapをベースにリアルタイムでの車両管理ができるというもの大きなポイントでしたね。

「SmartDrive Fleet」の導入を決めた理由

－ 「SmartDrive Fleet」を導入する決め手となったのはどの機能でしょうか？

車両管理システムを調べる中で携帯電話を使ってデータ送信をさせるシステムを提供している会社はいくつかありました。ただ、弊社では仕事の連絡等もドライバー個人の携帯電話を利用していたので、通信料がドライバーにかかってしまうため、このタイプは導入が難しい。ところが、「SmartDrive Fleet」は通信機能内蔵型ですので、個人の携帯電話と連携させなくても利用することができますよね。さらには、シガーソケットに挿すだけでデータが取得できるといったシンプルさが決め手になりました。

年配のドライバーやITリテラシーが低い人も少なくありませんので、簡単な操作は私たちにとって非常に重要なポイントだったのです。使い方が難しいと社内への問合せも増えますし、運用する上でのサポートコストもかかってしまいますし、ドライバーにも負担がかかる。それを最小限にできるというのも決め手になりましたね。

－車両管理システムを導入してから、どのような効果や変化がありましたか？

もっとも大きな効果は、走行履歴や安全運転診断を活用して指導を行うことができるので、ドライバーの意識が変わったことです。

走行履歴には、ドライバー一人ひとりの特徴や性格が明確に出ます。たとえば、午前10時に5km先にいるお客様をお迎えに行く場合、ドライバーが出発時間と経路を考えなくてはなりませんが、通常、5kmなら20分ほどで到着と分かっていても、1時間前に車庫を出る人と20分前に車庫を出る人ではその後の対応が大きく変わります。1時間前に出る人は、しっかりと段取りを組んで向かうため、予期せぬことが起きても慌てることなく冷静に対処できます。一方、20分前に出る人は道路が渋滞していたり、事故があったりすると、約束の時間に遅れてしまいますし、その後の業務も後手後手の対応になってしまいます。走行履歴からはそうした情報を読み解くことができるので、後者のタイプのドライバーにはもう少し早く出るようにアドバイスをして、トラブルを回避するようにしています。

1時間前に出る人は同じようなトラブルに直面しても事前に調べた経路の複案を持っているので問題なく対処ができるのです。時間に余裕があると、何かあった場合でも、次の業務に支障がでないように早急に本部へ連絡を入れて会社の影響が少なくなるような配慮ができますし、余裕を持った行動ができるので、お客さんの希望も柔軟に聞き入れることができるんです。たとえば、普段は自宅から病院までの送迎でも、希望を聞いて途中にある薬局へ寄ってあげることもできる。このように、走行データから一人ひとりが成果を出せるよう、個別のアドバイスと適切な教育が行えるようになりました。

そういう良い循環ができれば会社としても信頼と売り上げが向上しますし、お客さまのリピートにもつながります。

2つめは安全運転への意識です。余裕のないドライバーは、少しでも時間に遅れるとすぐにスピードを上げて間に合わせようとします。スピードの出し過ぎや、急操作が3回以上あった場合は運転診断アラートメールを飛ばすよう設定し、ドライバーが事務所へ戻ってきた時や翌日など、タイムリーに指導をして安全運転を徹底しました。それを続けてきた結果、効果が出てきたのです。

安全運転診断の結果は集計後、週次で全ドライバーが目を向けやすい場所に貼り出していますが、可視化された自分の運転をしっかりと見て振り返ることができるので、急操作が激減し、急加速についてはほとんどなくなりました。以前は匿名の電話で「運転が心配だ」というご意見を頂くこともありましたが、現在ではそうした電話がありません。私たちのお客さまは個人だけではなく、半分が病院です。ご依頼をいただくのは総合病院が多いので、信用関係がなければ依頼にも繋がりません。安全運転は会社の信用に直接つながる重要な要素ですし、会社の経営にも直結しますので、安全運転への意識が改善できたことは全社的にも大きなインパクトでした。

－振り返りでは、具体的にどのようなことをされているのでしょうか。

「SmartDrive Fleet」の走行履歴で毎日、欠かさず安全運転の振り返りを行っています。最初の頃は、なぜ急ブレーキや急発進、急ハンドルが発生したのか分かりませんでしたが、ドライバーに問いかけることで管理側も原因と要因をはっきり認識できるようになりました。

ドライバー自身も自ら「なぜ急操作が発生したのか」を考えるようになっています。あの時間、あのルートで急ブレーキを踏んだ。そこで、なぜ、急ブレーキを踏まなければならなかったのか。すると、「あの曲がり角近辺で、車が急に飛び出してきたからだ。あそこは少し見通しが悪いから危険だな」だと思い出す。そうすれば、次に同じルートを利用するときに、注意を払うようになりますよね。継続して振り返りを行っていると、危険な運転が発生したら、その理由を事前に覚えておこうという意識を持つようになるのです。「SmartDrive Fleet」は安全運転の度合いが点数化されますので、次のアクション（改善策）に結びけることができるんです。

ある日、点数が低いドライバーに、「なぜ、いつもと違うルートを通ったの？」と問いかけると、「急いでいたので裏道を使いました」という回答されたことがあるんですね。さらに、急いでいた理由を問うと、「xx様のお迎えで少し時間がかかってしまい、結果として次の訪問先に遅れました」と。ここからさらに質問をして問題の核に迫っていきます。「どのような理由で、xxさんは遅れてしまったの？」と聞くと、ベッドから起き上がれなくなったためだとわかりました。

管理者側には患者様の情報までは伝わりません。しかしこのように、ドライバーとコミュニケーションをとって原因が明らかになれば、ケアマネージャーにxxさんの情報を共有し、利用者の容体に合わせたサービスを提供できるようになります。そうなると、ケアマネージャーからも、介護者の容体確認や情報共有までしてくれる介護タクシー会社として、信用・信頼が生まれていくということです。

－「SmartDrive Fleet」の導入で、今までと振り返り方は変わりましたか？

そうですね。今までは時間に遅れた、クレームが来たなど、何か問題が発生したら振り返りをしていましたが、今は振り返りが習慣化しましたので、問題を未然に防げるようになりました。

私は配車を組んできた経験が長いので、「あの通りは普段なら30分で行けるけど、この時間帯は混雑するから40分はかかる」といったデータが頭の中で蓄積されていますが、過去の走行履歴のデータを見ることで、所用時間の平均がわかることに気づきました。そこから今は自分の持つ経験値と実際のデータを照らし合わせて、配車を組むロジックを磨きあげています。今後は私だけなく、「SmartDrive Fleet」のデータを見て、誰もが道路の混み具合や特性を加味したルートでの配車を組めるようになってほしいと思っています。

－「SmartDrive Fleet」に搭載されているスマートフォンアプリのリアルタイム機能もご活用いただいているそうですね。

はい、リアルタイム機能によって予想外の効果が出ています。先述したように個人携帯で運用しているため、業務連絡はすべて事務所を経由していました。案件によっては、同じ場所へ2名のドライバーを向かわせるケースもありますが、待ち合わせの際にそれぞれが今・どこにいるかという情報を管理者が個別に連絡しなくてはならなかったのです。それが今では、ドライバーのスマホから他のドライバーの現在位置が確認できるようになったため、わざわざ管理者に確認の電話をする手間がなくなりました。

また、全ドライバーの現在地が可視化されるようになると、他のドライバーと同じ場所にいてはアサインされる可能性が低くなるということがわかりますので、各ドライバーがどこにいれば自分に仕事がアサインされる可能性が高いかを意識しながら自発的に動くようになりました。

車両管理システムの活用で今後目指していきたいこと

現在は、民間患者搬送用の車両12台で『SmartDrive Fleet』を導入しています。民間患者搬送とは、病院に行く際に救急車を呼ぶほどではないけれど自身では運転して行けない場合に利用される移動手段のことです。とはいえ緊急性が高いことも多く、今から何分後に到着できるのか、正確な情報を伝えることが何よりも重要となります。他の車両よりも、リアルタイム機能の必要性が高かったため、まずはこの車両に導入しましたが、今後は他の車両にも導入して実働時間や休憩時間を把握し、労務管理をしっかり行っていきたいと思っています。

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