システム活用でコロナ禍を乗り切る！私有車の業務利用を開始したセイワパーク様の活用事例

2020年初頭より、新型コロナウイルスの感染者が増え続け、感染拡大を食い止めるために2020年4月に緊急事態宣言が発令されました。リモートワークを実施するよう呼びかけられ、働き方が大幅に変わった人も少なくはないでしょう。

駐車場に関する多様なサービスを提供するセイワパークさまでは、コロナ禍をきっかけに私有車が利用できるようにルール整備を進め、正しい走行データが記録できるようにするため、車両管理システムを導入しました。

数多くある車両管理ツールの中でSmartDrive Fleetを導入した決め手とは？

インタビュイー:
セイワパーク株式会社　経営企画部システム企画課　猿渡 耕介様
https://www.seiwapark.co.jp/

駐車場にまつわるサービスを幅広く提供

はじめに、セイワパーク様の事業概要について教えてください。

セイワパークは、立体駐車場の建設やコインパーキング事業、駐車場機器のメンテナンスなど、駐車場に関わるあらゆるサービスを展開している企業です。

駐車場の提案から建設、そして運用までをフォローします。病院や大学の駐車場も建設しますし、駐車場の管理業務のみ行うこともあります。このように、お客様の要望に合わせてサービスを提供しています。

本社は福岡県博多市ですが、メインの取引先は九州地方ですか。

九州の中でも福岡が中心ですが、近畿地方から沖縄あたりまでを営業圏としています。

猿渡様はどのような業務を担当されているのでしょう。

経営企画部システム企画課に所属し、会社にとって必要なツールやデバイスを選択して導入するなど、社内のインフラ整備をしています。昨今ですと、ペーパーレスや効率化に関わるツールを扱うことが多く、紙などアナログ的な手段で管理していたもの、あるいは明確なルールやマニュアルがなかったものをシステム化するのがミッションです。たとえば、勤怠管理とそれに紐づく給与計算のツール、経費精算、いわゆる業務日報管理のためのグループウェアといったツールを導入するなどで、SmartDrive Fleetの導入もその一つです。

他のクラウドサービスも積極的に導入されているのでしょうか。

そうですね、4年前には社内環境で運用していたグループウェアをクラウドへ、勤怠管理も3年前にクラウドサービスへと変えました。業務の効率化、管理の強化に視点をあて、要望にフィットしたものを取り入れています。

2つの営業スタイルでSmartDrive Fleetを活用

御社は駐車場関連のビジネスを展開しており、車とも密接に関わってらっしゃいますが、SmartDrive Fleetはどのように活用されていますか。

SmartDrive Fleetは主に営業車に装着して運行管理に活用しています。弊社では二通りの営業がありまして、駐車場物件を獲得するために建設系企業さんや不動産会社さんなどを訪問する営業、もう一つが我々は「管理」と呼んでいますが、獲得したコインパーキングの売上向上に向けての営業活動です。

管理営業とは、具体的にどのような活動をされるのですか。

シンプルなところでは駐車場の清掃活動やトラブルの対応ですが、駐車場は周辺状況によって利用に変動がありますので、それに合わせて料金体系を適切に変えるのも管理の仕事です。とくにイベント会場近辺、福岡で言うとヤフオクドームや福岡国際会議場近くはコンサートやカンファレンスが開催されると一気に混雑しますので、状況に合わせて料金設定の変更を行います。

導入のきっかけはコロナ禍で働き方が大きく変化したから

車両管理システムの導入をお考えになったきっかけをお聞かせ願えますか？

車両の運行管理は法的に義務付けられているため、5年以上前から会社が保有する車両に通信型のドライブレコーダーを取り付けて運用していました。ドラレコでは運行記録と、事故が発生した際の映像記録ができるので、とくに不便を感じていなかったのですが…。2020年4月、全国へ緊急事態宣言が発令されたことで、働き方が大きく変化します。

社有車は会社にありますので、宣言前までは営業担当が会社に出社してから社有車に乗り、営業先へ向かっていたのですが、テレワークが進む中で、自宅から直接客先へ向かう必要が出てきました。そのため、弊社では私有車を会社の車として借り上げる制度を設けました。

私有車と言えど、会社の業務で利用する以上は運行管理記録を取らなければなりません。しかし、紙の運行記録簿の運用には限界があると感じていました。紙の運行記録簿だと、書くこと自体が手間ですし、どこまで詳細を書けばいいのかなど、個々人の理解度に依存してしまう。それに、記憶に頼らざるを得なくなる場面もあり、抜け漏れも発生しやすく、記録の正確性や公平性に欠けるところがあります。ですから、公平かつ正確な記録を行うためにも、システムで解決したいと思ったのです。

とはいえ、私有車は社有車のように手のかかる工事や大きな機材の取り付けはできません。そこで目に留まったのが、シガーソケットに挿すだけのSmartDrive Fleetでした。

私有車を借り上げで利用する場合、ルールづくりなど整備することが増えそうです。

借り上げ制度自体はもともと建築部等の一部で実施していたものですので、最低限のルールは既にありました。ただ、業務時間内で私的な使用が発生した場合などのイレギュラーへの対応や、業務使用中に発生した事故などに関わる保証など、細かい部分については取り決めが必要でした。

私有車に車両管理システムを導入する際の要件として、「工事が不要」の他に何が必要だとお考えでしたか。

運行記録は必要に応じて県の公安委員会に提出しなければなりませんが、その際に提出できるデータ内容が取得できることが必須条件の一つでした。具体的には、出発地や行先、目的、目的地までにかかった距離などです。SmartDrive Fleetの走行データはそのまま提出が可能なレベルで情報が取得できますから、その点も私たちの要望にぴったりでした。

私有車を業務でも利用するにはルールづくりが必須

シガーソケット型で運行管理ができるサービスは他社でもいくつか提供されていますが、SmartDrive Fleetを選ばれた決め手はなんだったのでしょう。

「シガーソケット型」で絞った段階では、もう一社のサービスと最後まで比較していました。最終的にSmartDrive Fleetを選んだ理由は、コスト感もそうですが、過去に目の前でデモを見て記憶していたことが大きいですね。以前、とある展示会に足を運んだ際に、目の前で丁寧にデモ画面や操作説明をしていただいたので、これなら大丈夫だという安心感がありました。実際に使い方を見ていたことで、導入後のイメージがすぐにできたのです。

緊急事態宣言が発令されて、急遽リモートワークが主体になっていく中で、マイカーへ機器の設置すること対してスタッフから反発はありませんでしたか。

それが、ほとんど抵抗はありませんでした。緊急事態宣言が発令される前までテレワークという働き方自体は無かったものの、借り上げ制度の環境は整っていましたし、以前から社有車に通信機能付きのドライブレコーダーが装着されていたこともあり、「こういう機器は必要だよね」という共通認識が社内にあったからだと思います。宣言後にツールの説明やマニュアル整備を進める必要はありましたが、思ったよりもスムーズに運用を開始できたのではないでしょうか。

ちなみに、プライベートな利用時間と業務時間の切り分けはどのように管理されているのでしょう。

プライベートで利用する際は、単純にシガーソケットからデバイスを抜くように伝えています。

稀に挿し忘れや抜き忘れもありますが、挿し忘れに関してはSmartDrive Fleetの管理画面を見ていれば割とすぐ気付けますので、装着するよう連絡して、抜き忘れた場合は勤怠記録や日報との照らし合わせ、「走行記録はあるけどこの部分は業務とは見なさない」という運用設計をつくりました。

「車両台数の適正化」や「走行データの分析」にも挑戦していきたい

現在、運行記録以外で活用されている機能、もしくは今後活用したい機能はございますか。

今後、社内的なカーシェア、社有車の共有化を図るため車両台数の適正化を行いたいと考えています。今は各営業担当と車が1対1で紐づいている状態ですが、会社の駐車場に目をやると、日中でも社有車が数台止まっている。正確な稼働率を把握できれば、社有車の台数が適正化できるはずですし、社内でのシェアも実現できるでしょう。ですから今後は社有車の走行データも蓄積し、現状を分析できるようになりたいですね。

また、現在、車両に取り付けている通信型のドライブレコーダーもSmartDrive Fleetの機能に統一できれば、一つの管理画面から全体管理ができますし、運行状況と稼働率を精査して、社有車を減らすことができるはずです。

それに、営業の訪問履歴がデータとして蓄積されていけば、今後の営業活動にも活かせるのではと考えています。

最後に、セイワパークさまの今後の取り組みについてお聞かせください。

セイワパークは、地域の皆さまや利用者さまへの貢献を方針の一つとして掲げ、半年ほど前からyoutubeチャンネル「セイワパークチャンネル」を開設しました。ぜひ、一人でも多くのみなさまにご視聴いただければと思います。コンテンツの企画についてはまだ模索中ではありますが、物件紹介だけではなく、コインパーキングの料金体系や社員の一日など、さまざま動画を投稿しています。

そのほか、現在、駐車場の満空情報などをリアルタイムでお伝えするシステムの開発を検討するなど、これからも様々な形でご利用者様に寄り添うサービスを提供する駐車場であり続けたいと思っております。

猿渡さま、ありがとうございました！