代車管理業務を効率化する、車両管理システムの利用方法とは？

代車管理とは

車検や修理によって自家用車が一時的に使えなくなった場合に、企業はお客様へ代車を貸し出すことがあります。代車管理とは、「どの代車」を「誰」に「どの期間」、何の「目的」で貸し出すのかを明確にし、管理しておくことです。複数店舗を運営している場合は、「どの店舗の」車両かということも合わせて管理する必要があるでしょう。

この代車管理ですが、特に小規模な自動車整備会社などでは、紙やエクセル、ホワイトボードで管理しているのが一般的です。代車は貸出期間も短く、急な変更も多く発生するものなので、なかなか効率的な管理が出来ず、面倒だと感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。しかし、しっかりと代車管理を行えていなければ、お客様とのトラブルを誘発してしまう可能性があるのです。

代車トラブルを防ぐためにできること

「返却日が分からず、いつから次の貸し出しができるのか決められない。」

「変更が多く、何が最新情報かわからない。」

「貸出中に車検期限が過ぎてしまった。」

「整備が不十分の車を貸し出してしまいクレームが来た。」

「代車が傷や凹みだらけで返ってきた。」

上記のように、代車トラブルには様々な種類がありますが、その多くは代車管理を適切に行うことで、トラブルに合うリスクを最小限に抑えることができます。不要なトラブルを避けるために、代車管理を行う上で押さえておきたい内容を３つ紹介します。

貸出期間や利用者名などの「予約情報」

代車管理の最も基本となるのが予約情報。企業が保有する代車の数には限りがありますので、どの車を誰に、どれくらいの期間貸し出しているのかが把握できなければ、代車を効率的に活用することができません。「今日お渡し予定だった装備の代車がない」「そもそも代車の用意が間に合わない」となってしまった場合は、お客様の信用を損ねてしまうことにもなりかねません。また、修理の予定に合わせて代車の貸出期間が変更になるなど、急な予約内容の変更は頻繁に発生します。紙やホワイトボードで管理している場合は、適切に情報が伝わらない、紙を無くしたなどといったヒューマンエラーに注意する必要があります。

整備記録、車検情報、保険情報などの「動産情報」

代車はあくまで一時的に貸し出すことを想定した車ですので、通常使用している自家用車や社用車に比べて、どうしても定期的な整備や車検への意識などが疎かになってしまいます。ですので、いざお客様へ貸し出すタイミングになって、車検の期限がぎりぎりであることに気付いたり、長く整備点検をしていなかったために、貸し出した代車が不具合を起してしまった、ということはよくあることです。こういった車両起因のトラブルを防ぐためにも、しっかりと代車の動産情報を管理し、期限についても把握しておくことが必要です。

走行距離・走行時間といった「使用情報」

企業が予約情報、動産情報を適切に管理していても、お客様が通常の代車の利用範囲を越えた使用をすることによる傷や凹み、返却日を越えても返却がない、音信不通になる…といったトラブルも起こりえます。そうしたユーザー起因のトラブルは、未然に防ぐことは難しいものの、貸し出した代車が適切に使われているのかや、貸し出すユーザーは過去にトラブルがないかを確認できる状況を作っておくことは大切なことです。

代車管理をクラウドシステムで効率化

以上のように、代車管理において注意すべき項目はとても多くあります。紙やホワイトボードでの管理ではどうしても抜け漏れや煩雑な作業が発生してしまうことから、適切な代車管理とあわせて業務効率をアップするために、代車管理システムが注目されています。

一般的な代車管理システムでは、どの車両を誰が利用しているのか一覧で表示することができ、動産資産管理も行えます。

また、昨今の管理システムはクラウドサービスを利用するのが一般的ですので、どこからでも簡単に同じ情報を参照できます。複数店舗で代車を共有している場合でも、最新の情報にどこからでも誰でもアクセスできることは、クラウドシステムの大きなメリットとなります。

クラウド車両管理システム SmartDrive Fleetを利用すると・・・

代車管理に特化した代車管理システムも多数ありますが、ここでは、クラウド車両管理SmartDrive Fleetを活用して代車管理を行う場合のメリットと、便利な機能について紹介します。

車両予約機能

代車には、営業車や配送車両のように特定の車両がスタッフに割り振られているわけではありません。不特定多数の方が車両を利用するため、「誰が」「どの車両」を利用しているのかを把握することが重要です。SmartDrive Fleetの車両予約機能では、「この時間はAさんが利用している」「その時間はBさんが利用している」といった情報を簡単に登録することができます。さらに、SmartDrive Fleetで取得できる走行実績には、予約したドライバーの名前が自動で反映されるため、蓄積された走行履歴から、お客様の予約実績と利用実績を比較することも可能になります。

車両情報（動産）管理機能

管理すべき代車が多くなると、車両ごとに異なる車検日や整備記録の管理に苦労する担当者が多いようです。SmartDrive Fleetでは、車両登録時にメンテナンスや保険などの情報も合わせて登録ができるため、情報を一元管理できます。リマインドを期限の1日前〜３ヶ月前で設定が可能なため、利用頻度が低い車であっても期限が迫ると自動で通知され更新漏れを防ぐことができ、しっかりと安全な車両を用意することが可能となります。

走行履歴・安全運転診断機能

代車管理において最も管理が難しいのが、車両がどんな使われ方をしているのかという使用情報です。SmartDrive Fleetでは専用の車載デバイスを挿して走行するだけで、走行時間、走行距離、走行ルートといった車両の使用情報を簡単に可視化することができます。また、安全運転診断機能によってユーザーの運転スコアが算出されるため、代車が適切に使用されているか、無理な利用をしていないかを把握し、代車を利用しているお客様へのご案内や注意喚起を行うことができるようになります。

リアルタイム機能

代車が今どこにあるのか、視覚的にすぐに把握できるのがリアルタイム機能です。10秒に1回という更新速度で車両の位置情報を把握できるだけではなく、運転中、作業中などの状況も視覚的に把握することができるます。代車を多く保有している企業の場合、車両がどこで利用されているのかを確認する作業に時間を取られてしまいますが、地図上に車両がどこにあるのか簡単に把握することができますので、管理者の業務を効率化することができます。

クラウド車両管理システムの活用事例

クラウド車両管理システムSmartDrive Fleetは既に様々な業界で利用されていますが、BMWの正規ディーラーであるモトーレン湘南様の活用事例を紹介します。

株式会社モトーレン湘南
目指すは顧客満足度の向上！モトーレン湘南の車両管理システム活用事例

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