車両管理システムの活用を阻害する ３つの壁とは？

みなさん、はじめまして。スマートドライブでお客様の成果の最大化を目指すカスタマーサクセスチームに所属している古賀です。

この記事ではクラウド車両管理システムの導入を検討されている皆様へ、システム活用を成功させるために抑えておくべき3つの壁、についてお話ができればと思います。

システムを利用する際に発生する3つの壁

システムを活用することは難しい。
みなさまも感じていらっしゃることではないでしょうか？

これは「システムを契約する」ことと「システムが導入されて活用に至る」ことが異なっている点に起因します。私たちはシステムを成功させるためには3つの壁を乗り越える必要があると考えています。

・導入の壁
・定着の壁
・活用の壁

この3つの壁はどのようなシステム導入時にも発生するものではあります。そして例にもれず、（あるいは他のシステム以上に）車両管理システムにおいても検討が必要になります。

導入の壁とは？

『導入の壁』
社内への説明が不足した状態で導入した結果、社内で軋轢が生まれ、導入に至らずに終わる

最初に現れるのが「導入の壁」です。ここでの導入、とは「システムが現場から受け入れられる」ことを指しています。

車両管理システムは、会社と個人を事故などのリスクから守り、企業成果の向上に努めるためのサービスです。しかし車両管理システムの特性上、「走行情報を取得する」という一文だけを見てしまうと実際に車両を利用されている方々が「自分たちの監視を強めたいのか？」「現場への信頼はないのか？」と感じてしまうのはある意味自然なことではないでしょうか？

だからこそ、この導入のタイミングでは「Why（なぜ取り組むのか）」をしっかりと伝えることが重要です。明確な理由をもって現場のかたに対して伝える、ときにはドライバー様へのメリットを用意することが、この壁を乗りこえる非常に大きなポイントになります。

定着の壁とは？

『定着の壁』
運用イメージが固まりきっていないまま導入された結果、業務に合わず当初の目的通りに使えず宝の持ち腐れ状態になる

無事に車両管理システムの導入が社内で受け入れられ、利用が始まりました。
「よし、ここから積極的に使っていくぞ」というタイミングで現れるのが「定着の壁」です。
定着とは、もともと思い描いていた活用用途/方法と現実的なオペレーションとのすり合わせがなされ、自然と業務の中に組み込まれている状態のことを指します。

車両管理システムでは
・システム管理者
・配車担当
・ドライバー
など多くの利用者が存在します。

システムを利用することになるとこれまでのオペレーションとは異なる方法で業務に取り組んでいただく必要が出てくることもあると思います。その際になるべく負担を掛けない方法を考えていかなければ、思い描いていた形とは異なる（多くは理想を下回る）利用にとどまってしまいます。

この定着の壁を乗り越える際のポイントは
・利用開始後にもクイックな改善を続けてオペレーションを整えていくこと
・改善の結果、徐々に自分たちの業務も負担がなくなったり便利になっていることが実感できること
です。この壁はスピードが命です。なるべく早く定着まで持っていくことを意識して各関係者とのすり合わせをおこなっていく必要があります。

活用の壁とは？

『活用の壁』
データ蓄積後の知見がない状態での導入となった結果、使い道がわからずなんとなくの利用にとどまり成果に結びつかない

「運用も定着してきたが、想定していた目標に対して成果が出ている感じがしない。」

さて、最後に向き合うことになるのが「活用の壁」です。
車両管理システムでの目標として設定されるものには
・事故件数の削減
・コストの削減
・業務効率の改善を通じた売上の向上
など様々なものがあります。

成果に結びつけていくためには重要なことは以下の2点です。
・成果に至るまでの中間指標を適切に定義すること
・データをもとに、改善度合いを観察し改善していくこと

成果は一足飛びに出てくるものではありません。例えば車両管理システムを導入したから事故が減るのではなく、自身の走行の癖やヒヤリハットが発生するポイントが把握できるようになり意識改善が行われた結果、危険運転の発生件数が減り、事故の削減が達成できます。

達成したい目標に対してどのような中間指標があるのかを定義してシステム活用を行っていく必要があります。

そして、その中間指標及び最終的な目標の数値がどのように変動していっているのか観察することで現在の活用状況を確認することができます。定量的にどのような変化があったのがを把握しおくと、些細な変化も捉えることができるようになります。

そうしてPDCAを回し改善を行っていくことによって目標の達成に近づいていきます。

スマートドライブが提供する
「壁を乗り越える支援体制」

これまで3つの壁を見てきましたが、壁を乗り越える上で把握しておくべきことを要約すると以下になります。
・「なぜやるのか」を理解してもらい、社内での協力体制を築く
・定着に至るまでにはシステムの機能だけではなくオペレーションにまで踏み込む必要がある
・システムの活用を最大限引き出すためにはデータをもとに日々改善していくことが必要である

私たちスマートドライブのカスタマーサクセスチームでは導入から活用に至るまで、こうしたポイントに対して伴走型の支援体制を用意し、なるべく早く弊社のシステムの活用を行っていただくかを日々考えながら取り組んでいます。